策划年会首先要考虑的是在哪开年会，理想的场地对年会的成功举办至关重要。场地租赁费在年会预算中是占比重很大的一部分费用。此外，年会预算还包含交通费用，住宿费用和餐饮费用，还有一些活动费用等。
公司年会的类型不尽相同，有的公司是办员工总结大会，对过去一年在公司的表现情况进行表彰鼓励。生产型企业会在年会上将经销商聚集到一起，增加交流机会。所以，目的不同，开会前的准备工作也是不相同的。因此，筹备年会的时候一定要多收集信息，通过收集和整理年会相关的信息可以初步制定好年会的准备工作。再与同事和领导沟通，逐步完善年会计划，确保年会的顺利召开。
公司年会筹备最核心的准备工作就是制订年会预算，年会预算包含交通费用，年会活动场地费用，住宿费用和餐饮费用，还有一些活动费用。年会预算制定合理不仅可以赢得领导的认可，也是年会是否顺利实施的一项保证。
策划年会首先要考虑的是在哪开年会，如果公司只是在本地办公，年会活动场地在本地，这样交通费用就会省下很多，如果公司在外地有分公司，或者年会活动场地在其他城市，那么就要考虑添加交通费用，年会需要多少人参加，出发地至会务地的交通费用和会议期间交通费用，还有欢送交通及返程交通都是要考虑在内的部分。其次就要考虑年会活动场地租赁，这是在年会预算中占比重很大的一部分费用。你想要开什么规模的年会，需要年会活动场有哪些设施，在年会活动开始的时候有哪些需要布置，这些都是要考虑的问题。而大多数的工作人员对这方面还不是很熟悉，挨家年会活动场地去比价看服务不仅需要大量的时间和精力，因为只是合作一次，酒店给出的优惠价格往往不会很满意，建议预定选年会活动场地的时候可以到米廷会展官网上看看，上面有全国酒店和会议场地的资料。
定下来年会活动场地，接下来要考虑的就是住宿费和餐饮，住宿应该非常好理解，如果年会活动场地提供就更好了，如果没有就需要年会组织者提前预定，正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。年会活动组织者明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围以便做出相关安排。会议的餐饮可以很简单，也可以很复杂，这取决于年会活动的需要及会议目的。
除非在年会活动长期是在室外，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括设备本身的租赁费用和设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，这点也可以委托年会活动场地的工作人员协助完成。 很多公司在年会开完后会有节目表演的过程，在节目表演的过程中穿插着年终奖的发放，或者公司对员工的奖励，这些需要提前跟年会活动场地工作人员沟通，由他们提供表演的活动场地和所需要的视听设备。这部分比较简单了，只需要统计好表演的节目和参与的人数就可。
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